يرى البعض إن ضبط الحضور والغياب، من الوسائل القادرة على إجبار الموظف على المحافظة على الدوام الأمر الذي يعني إتمام الأعمال، ورفع إنتاجية المؤسسة أو المنظمة التي ينمتي إليها الموظف. 

لكني من البعض الذي يرى، إن الإنتاجية لها علاقة مباشرة بالتحفيز، والتطوير المستمر، واكتساب المهارات، لأن حضور الموظف جسدياً في مكان العمل، لا يعني بالضرورة تأديته لمهامه المناطة به، فالقاعدة: إن 20% من العاملين بالمؤسسة يقومون بأكثر من 50% من حجم العمل المطلوب، بينما الـ80% يقومون بالباقي، هذا المبدأ الذي اكتشفه العالم والفيلسوف الاقتصادي والعالم الاجتماعي “فيلفريدو باريتو” في 1906م، حقيقية يمكن تطبيقها بداية من المؤسسات الصغيرة إلى المجتمعات الكبيرة.

وبالتالي، نجدنا أمام سؤال مهم: كيف يمكن ضبط أداء العاملين أو الموظفين؟

للإجابة على هذا السؤال، سنجد أنفسنا أمام عدد كبير من الدراسات والأبحات والتجارب، هذا دون أن ننسى طبيعة وهوية كل مؤسسة، وطبيعة العاملين فيها. إضافة إلى طبيعة البيئة التي تعمل فيها المؤسسة والثقافة المجتمعية.

هناك الكثير من الطرق والأساليب لتحسين أداء العاملين، وبالتالي العمل، ويمكننا هنا التركيز على 5 نقاط رئيسية:

1- تعيين أهداف واضحة؛ بحيث تعمل الإدارة على التأكد من أن أهداف المؤسسة واضحة لدى كل موظف، وأنه حصل على فهم كامل لها، لتتحول هذه الأهداف إلى أهداف شخصية له. وبالتالي كلما كانت الأهداف أكثر تحديداً ووضوحاً، كان من الأسهل تحقيقها.

2- التواصل؛ تحسين الأداء ليس جهداً فردياً، أو مجموعة من الأوامر والقرارات والتوصيات والنشرات، إنما عمل جماعي يشترك فيه الجميع، جميع العاملين بالمؤسسة. وسيكون من الضروري أن يسمح للموظفين والمديرين على حد سواء بأن يناقشوا بحرية التحديات الحالية التي يواجهونها، فضلاً عن الكيفية التي يعتزمون بها تحقيق الأهداف ذات الأولوية القصوى. حتى لا يطور الموظف ردة فعل سلبية تجاه خطط تحسين الأداء.

3- المتابعة المنتظمة؛ توفر المتابعة المنتظمة وسيلة جيدة لمراقبة العمل، ومتابعة سير الخطط، وضمان سير الموظفون على المسار الصحيح.

4- قم بتوضيح العواقب؛ وهنا من المهم التأكد من أن الموظف على دراية بعواقب عدم تحسين الأداء، وأثر ذلك على العمل.

5- توفير التدريب والمساعدة اللازمين؛ إذ الهدف إكساب الموظف سلوك إيجابياً الغرض من تحسين الأداء، والرفع من كفاءة العمل، وهو ما يتحقق بالتدريب وتقديم المساعدة.

وهنا نجدنا أما سؤال مفصلي؛ هل يعني هذا أن نتغاضى عن غياب الموظفين؟ وتبرير تقاعسهم عن العمل؟

الجواب؛ لا! إنما الغاية هي تحسين بيئة العمل، وتغييرها إلى الأفضل، فيجد الموظف المجتهد البيئة المناسبة للعمل والتفاعل الصحيح، ويجد الموظف المتقاعس نفسه في وضع حرج، أمام خيارين اثنين، إما المغادرة، حيث لن يستطيع الاستمرار ضمن بيئة العمل، أو الانخراط في العمل بالشكل الذي تتطلبه المؤسسة وبما يتوافق مع أهدافها.